De EPB-aangifte: Wie moet wat doen?

De bouwheer van een nieuwbouw- of renovatieproject is verplicht om te voldoen aan de EPB (EnergiePrestatie en Binnenklimaat)-eisen en een EPB-aangifte in te dienen bij het Vlaams Energieagentschap (VEA) als bewijs dat hij alle voorschriften inzake de energieprestatieregelgeving opgevolgd heeft.

De Vlaamse Overheid beschrijft de EPB-aangifte als volgt:

      "De EPB-aangifte is een conformiteitsdossier dat bij de overheid wordt ingediend voor  een bouwproject waarvoor EPB-eisen gelden. In de aangifte beschrijft de verslaggever van het bouwproject alle maatregelen die genomen zijn om de EPB-eisen na te leven en hij beschrijft of de woning al dan niet conform die eisen gebouwd of verbouwd werd."

Wij stellen in de praktijk vast dat er regelmatig nog onduidelijkheid heerst over wie nu precies welke taak dient uit te voeren om te voldoen aan de EPB-eisen.

Om die reden, zetten we alles nog eens op een rijtje.

De rechtspraak oordeelt duidelijk dat de naleving van de vereisten inzake de energieprestatieregelgeving een gezamenlijke taak is van de verschillende bouwpartners:

Wat zijn de verplichtingen van de EPB-verslaggever?

1. FASE 1: Vóór de aanvang van de bouwwerkzaamheden

  • De verslaggever moet de bouwheer adviseren bij de keuze van de maatregelen opdat de bouw aan de EPB-eisen voldoet.
  • De verslaggever maakt een startverklaring op: dit is een voorafgaandelijke berekening op basis van het ontwerp, lastenboek, offertes.
  • De verslaggever dient de startverklaring elektronisch in bij het VEA.
  • Hij ontvangt een afdruk van de startverklaring, ondertekent deze verklaring en laat dit document ook ondertekenen door de bouwheer en de architect

Als de berekening aantoont dat het door de architect ontworpen gebouw niet zal voldoen aan de EPB-eisen, dient de EPB-verslaggever dit verplicht te signaleren aan de aangifteplichtige en aan de architect.

2. FASE 2: Tijdens de uitvoering van de werken

  • De verslaggever houdt alle elementen die een invloed kunnen hebben op de energieprestatie van het gebouw nauwkeurig bij.
  • De verslaggever heeft de verantwoordelijkheid om het technisch EPB-dossier samen te stellen: alle informatie over de maatregelen die getroffen zijn op de werf om de EPB-eisen na te leven, gegevens en vaststellingen nodig voor de berekening, technische fiches, details en stavingsstukken van het dossier, de uitvoeringsplannen, de formulieren.

3. FASE 3: Na de uitvoering van de werken

  • De verslaggever vraagt bij de bouwheer en de architect alle gegevens op.
  • De verslaggever rapporteert aan het VEA over de gebruikte materialen en de uitgevoerde maatregelen. Hij maakt een berekening op basis van de vaststellingen, lastenboek en de facturen.
  • De verslaggever dient deze EPB-aangifte elektronisch in bij het VEA.
  • De verslaggever en de bouwheer ondertekenen de EPB-aangifte.

De EPB-verslaggever is verantwoordelijk voor de correcte rapportering van de feitelijke toestand van het gebouw, maar hij is niet verantwoordelijk voor het al dan niet behalen van de EPB-eisen.

Daarnaast rust er op de verslaggever een algemene informatie- en voorlichtingsplicht die op elke bouwprofessioneel van toepassing is.

De EPB-verslaggever is onafhankelijk en moet zijn taak objectief en neutraal uitoefenen.

De functie van verslaggever is onverenigbaar met het beroep van aannemer. Ieder mandaat, iedere functie of activiteit in dienst van een aannemingsbedrijf is dan ook verboden.

Welke zijn de verplichtingen van de bouwheer?

De bouwheer is de (rechts)persoon die de opdracht geeft om een gebouw te (ver)bouwen. De bouwheer is meestal de eigenaar, hij wordt ook de aangifteplichtige genoemd.

  • De bouwheer moet een verslaggever aanstellen.
  • De bouwheer geeft alle wijzigingen in materiaalkeuze en/of keuze van maatregelen en installaties door aan de verslaggever en de architect.
  • De bouwheer brengt de verslaggever op de hoogte bij de ingebruikname van het gebouw en/of na het beëindigen van de werken.
  • De bouwheer verzamelt in overleg met de verslaggever de nodige gegevens.
  • De bouwheer houdt elk document minstens 10 jaar bij.

De rechtspraak stelt duidelijk dat de bouwheer niet louter passief kan blijven en alles aan zijn raadgevers kan overlaten.

De aangifteplichtige moet ook de uiteindelijke beslissing nemen, mede op voorstel van de architect, om te voldoen aan de EPB-eisen en de eventuele noodzakelijke bijsturingen doen.

De aangifteplichtige is verantwoordelijk voor het verzamelen van de stavingsstukken. De EPB-verslaggever blijft wel instaan voor de correcte interpretatie van de staving en het opzoeken van de juiste technische gegevens uit de stavingsstukken.

Wat zijn de verplichtingen van de architect?

  • De architect dient vanaf de conceptfase rekening te houden met de EPB-eisen en hij moet de geplande maatregelen (bijvoorbeeld materialen en installaties) in de bouwplannen verwerken en het gebouw zo ontwerpen dat het voldoet aan de EPB-eisen.
  • De architect moet bepalen welke maatregelen aangewezen zijn om een gebouw goed en energie-efficiënt te bouwen of verbouwen.
  • De architect moet tijdens de uitvoeringsfase controleren of de voorgenomen maatregelen ook effectief worden gerealiseerd

Het is mogelijk dat de aangifteplichtige aan de EPB-verslaggever contractueel nog een aantal bijkomende taken en verantwoordelijkheden toevertrouwt. Zo bijvoorbeeld kan aan de EPB-verslaggever wordt opgedragen om de door de architect voorgestelde EPB-maatregelen na te kijken en desgevallend door te rekenen.

Wat zijn de verplichtingen van de aannemer?

De aannemer dient ervoor te zorgen dat de maatregelen zoals voorzien in de goedgekeurde plannen correct worden uitgevoerd.

Wanneer moet de aangifte ingediend worden?

1. Nieuwbouw

De uiterste indiendatum voor een EPB-aangifte is

  • 12 maanden (voorheen was dit 6 maanden) na de eerste van de volgende data:

-  datum van de ingebruikname van de woning (bij nieuwbouw is dat de datum van domiciliëring)

-  datum van het beëindigen van de vergunnings- of meldingsplichtige werken

  • Hoe dan ook uiterlijk 5 jaar na de goedkeuringsdatum van de stedenbouwkundige vergunning of na de meldingsdatum.

2. Renovatie

De uiterste indiendatum voor een EPB-aangifte in geval van een renovatie of ingrijpende energetische renovatie is uiterlijk 5 jaar na de goedkeuringsdatum van de stedenbouwkundige vergunning of na de meldingsdatum.

Opgelet, de aanpassing van de uiterste indiendatum van 6 maanden naar thans 12 maanden voor nieuwbouw en renovatie geldt voor alle openstaande dossiers waarvoor nog geen EPB-aangifte was ingediend op 24 december 2018. Voor handhavingsprocedures die reeds lopen, geldt de vroegere indientermijn van 6 maanden.

Wat zijn de gevolgen als de aangifte te laat wordt ingediend?

Als de EPB-aangifte niet op tijd wordt ingediend, stuurt het VEA eerst per aangetekende post een aanmaning.

In die aanmaningsbrief staat een termijn vermeld (6 weken) waarbinnen de aangifteplichtige zich nog in regel kan stellen zonder een boete te krijgen.

Als de aangifte niet ingediend wordt binnen die termijn, volgt er een boete.

Het betalen van de boete geeft géén vrijstelling van de EPB-aangifte.

De ingediende EPB-aangifte is definitief, hetgeen wil zeggen dat indien de bouwheer na de indiening van de EPB-aangifte nog bijkomende maatregelen neemt (bv. plaatsing zonnepanelen, warmtepomp), deze niet meer in de EPB-aangifte verwerkt kunnen worden.

De bouwheer mag dus niet passief afwachten maar dient een actieve rol te vervullen.

Maak daarom goede afspraken met de verschillende bouwpartners, zodat er op het einde van de rit geen onaangename verrassingen volgen.

Karen Kelchtermans

Advocaat