Hoe en wanneer kan men zich beroepen op de eigen algemene factuurvoorwaarden?

Nagenoeg iedere handelaar maakt vandaag de dag gebruik van algemene voorwaarden, dewelke opgenomen zijn op bestelbonnen, facturen, … en bedoeld zijn om een vaststaand juridisch kader te creëren waarbinnen een handelstransactie afgesloten wordt.  De algemene voorwaarden hebben meestal betrekking op de modaliteiten van de leveringen, bestellingen, betalingen, het uiten van protest tegen zichtbare en verborgen gebreken, eigendomsvoorbehoud, …  Kan een handelaar zich te allen tijde beroepen op zijn algemene voorwaarden ? In deze bijdrage wordt even stil gestaan bij enkele belangrijke aandachtspunten in dit kader.

*

Om ze te gebruiken tegen een contractspartij, moeten algemene voorwaarden aan een contractspartij ter kennis worden gebracht, of moet er een reële mogelijkheid tot kennisname aangeboden worden, en moeten ze door hem aanvaard worden.  Dit alles dient in principe te gebeuren vóór de contractsluiting.

Of de klant redelijkerwijze de mogelijkheid had om kennis te nemen van de algemene voorwaarden wordt in concreto beoordeeld, rekening houdend met de beschikbaarheid, de zichtbaarheid en leesbaarheid, en de begrijpbaarheid van de algemene voorwaarden.

Aangewezen is om op de documenten van orderbevestiging (de bestelbon) een clausule op te nemen, waarin gesteld wordt dat de klant uitdrukkelijk verklaart kennis te hebben genomen van de algemene voorwaarden (en de inhoud er van (integraal en zonder voorbehoud) te aanvaarden).  Wanneer het document hierna ondertekend wordt door de klant, wordt aanvaard dat de algemene voorwaarden deel uitmaken van de contractuele relatie.  De algemene voorwaarden dienen in dat geval wel integraal opgenomen te worden op de achterzijde van de orderbevestiging (bestelbon).

Beter nog is om in het aanbod (de prijsofferte) eveneens reeds uitdrukkelijk te vermelden dat het aanbod onderworpen is aan de algemene voorwaarden die als bijlage bij het aanbod gevoegd worden (of op de achterzijde er van opgenomen worden).

Het is niet aangewezen om, ten aanzien van consumenten,  algemene voorwaarden alleen op de factuur te vermelden. Gezien de factuur vaak pas na het leveren van een prestatie of goed aan de klant wordt overgemaakt, zou de klant in beginsel niet door de algemene voorwaarden gebonden zijn, nu hij er geen kennis van kon nemen vóór het sluiten van het contract.

Volgens de meerderheid van de rechtspraak is een enkele verwijzing naar de algemene voorwaarden zonder dat deze volledig werden weergegeven of overgemaakt onvoldoende om deze te kunnen inroepen tegen de medecontractant.  Zo wordt onder meer een verwijzing naar de website waarop de algemene voorwaarden zijn opgenomen of de vermelding dat de algemene voorwaarden verkrijgbaar zijn op aanvraag als een onvoldoende kennisgeving  beschouwd.

Om problemen inzake tegenstelbaarheid te vermijden, zouden de algemene voorwaarden aldus integraal, effectief en ten laatste op het ogenblik van de contractsluiting aan de contractspartij dienen te worden meegedeeld en dient men er vanuit bewijsrechtelijk oogpunt eveneens voor te zorgen dat dit kan worden aangetoond. 

Daarnaast dienen de algemene voorwaarden, zoals hoger reeds gesteld, door de klant ook effectief aanvaard te worden.  Dit kan zowel uitdrukkelijk, als stilzwijgend gebeuren.

Om het bewijs van aanvaarding voor de handelaar die beroep wenst te doen op zijn algemene voorwaarden te vereenvoudigen wordt vaak gebruik gemaakt van de hoger reeds vermelde kennisname- of aanvaardingsclausules.  Door ondertekening van een dergelijke clausule wordt de klant geacht van de algemene voorwaarden kennis te hebben genomen en ze te aanvaarden.  Handig, doch niet zonder gevaar ten aanzien van consumenten.  De wetgever kwam immers tussen ter bescherming van de belangen van de consument.  Artikel VI. 83, 26° van het Wetboek Economisch Recht stelt uitdrukkelijk dat elk beding dat op onweerlegbare wijze de instemming van de consument vaststelt met bedingen waarvan hij niet daadwerkelijk kennis heeft kunnen nemen voor het sluiten van de overeenkomst, verboden en nietig is.

Het is dus aangewezen om een dergelijke clausule niet louter te vermelden op uw documenten, maar de clausule duidelijk zichtbaar en leesbaar aanbrengen op de voorzijde van het contract, de clausule te laten ondertekenen én de algemene voorwaarden zelf integraal op de achterzijde van hetzelfde document op te nemen.  Mogelijkheid tot voorafgaande kennisname blijft zeker ten aanzien van consumenten absoluut vereist.

Uit het hoger vermelde blijkt dat een onderscheid gemaakt zou kunnen worden naargelang de hoedanigheid van de persoon tegenover wie de algemene voorwaarden ingeroepen worden. 

Wanneer een overeenkomst gesloten werd met een handelaar kan de aanvaarde factuur als bewijs gelden.  Een niet geprotesteerde factuur levert immers niet enkel het bewijs van het bestaan van een overeenkomst, maar eveneens van het vermoeden dat het een getrouwe weergave is van de inhoud van de overeenkomst.  De bewijskracht strekt zich uit tot alle beschikkingen van de factuur en dus ook tot de algemene voorwaarden die er op vermeld zijn.

Ten aanzien van consumenten geldt een grotere bescherming en dient aangetoond te kunnen worden dat zij de mogelijkheid hadden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden en ze expliciet, dan wel impliciet aanvaard werden.

Wat de algemene voorwaarden en de mogelijkheid om er beroep op te doen in geval van een online contractsluiting.  Vandaag de dag wordt meer en meer gebruik gemaakt van het internet om goederen en diensten aan te bieden en aan te kopen.

Ook in dat geval zal men zich als verkoper / aannemer van diensten maar kunnen beroepen op de algemene voorwaarden indien de klant effectief kennis heeft genomen van de algemene voorwaarden of hier redelijkerwijze de kans toe had vooraleer de overeenkomst wordt gesloten. Ook dan gelden de voorwaarden inzake beschikbaarheid, zichtbaarheid en begrijpbaarheid, en zullen de voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaard moeten worden.

Men zou de algemene voorwaarden via internet (website) ter beschikking kunnen stellen en ze daarnaast via e-mail kunnen overmaken aan de klant.

Door het ter beschikking stellen van algemene voorwaarden via internet (website) wordt de internetgebruiker een mogelijkheid geboden om van de inhoud van de algemene voorwaarden kennis te nemen.  Hoger werd reeds benadrukt dat onder het Belgisch recht het echter niet volstaat om een internetgebruiker louter een mogelijkheid te geven om van algemene voorwaarden kennis te nemen om deze vervolgens tegen hem te kunnen inroepen.  Om verbonden te zijn door een overeenkomst waarop algemene voorwaarden van toepassing zijn, moet de contractspartij hiermee ingestemd hebben.

Om aan de wettelijke vereisten te voldoen, moet het voor de contractspartij mogelijk zijn om de inhoud van de algemene voorwaarden, waarvan de integriteit verzekerd is, te allen tijde te raadplegen.  Concreet betekent dit dat indien de algemene voorwaarden integraal op de website geplaatst worden, zij moeten kunnen worden uitgeprint of moeten opgenomen kunnen  worden in een bestand dat van de website kan worden gedownload en op de harde schijf van de contractspartij kan worden gekopieerd en bewaard.  (Dit bestand kan een word-document zijn of een pdf-versie, maar geen HTML-pagina).

Om zich te kunnen beroepen op de eigen algemene voorwaarden, moet de aanvaarding van de algemene voorwaarden door de contractspartij alleszins gebeuren vooraleer (of op het ogenblik dat) deze zijn orderbevestiging doorgeeft en hiertoe zijn wilsuiting uitdrukt.  Op algemene voorwaarden die pas worden weergegeven na het plaatsen van de order, zal men gene beroep kunnen doen.

Door de combinatie van het online weergeven van de algemene voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst en de bevestiging van dezelfde voorwaarden door het verzenden van een e-mail aan de klant erna, worden betwistingen inzake inroepbaarheid in principe uitgesloten. 

De algemene voorwaarden op de website moeten natuurlijk dezelfde zijn als deze die nadien per e-mail worden toegezonden.  Wanneer bepaalde bedingen pas voor het eerst voorkomen in de algemene voorwaarden van de e-mail, maken deze in beginsel geen deel uit van de overeenkomst en kunnen ze de overeenkomst niet wijzigen of aanvullen.

Wanneer de algemene voorwaarden enkel via e-mail aan de medecontractant ter kennis worden gebracht (en er dus geen mogelijkheid tot voorafgaande kennisname via de website is), zijn ze enkel tegenstelbaar wanneer de toezending van de voorwaarden de eigenlijke contractsluiting vooraf gaat.  In dit geval stelt zich echter het probleem van de timing van de ontvangst van de algemene voorwaarden en het bewijs daarvan.

Een andere mogelijkheid is gebruik te maken van een systeem waarbij de instemming met de algemene voorwaarden gepaard gaat met het aanklikken van de akkoordverklaring met de algemene voorwaarden, die doorlopen moeten worden tijdens het sluiten van de transactie.  De weergave van de algemene voorwaarden maakt in dat geval een essentieel onderdeel uit van het bestelproces.  Op die manier worden bewijsproblemen achteraf vermeden. 

*

Bij verkopen via internet aan consumenten bestaat er in hoofde van de ondernemer een bijzondere informatieverplichting zowel in de precontractuele als in de contractuele fase. 

Een twintigtal punten dienen verplicht voorafgaandelijk de contractsluiting ter kennis van de consument gebracht te worden.   Deze punten hebben onder meer betrekking op de voornaamste kenmerken van het goed of de dienst, de totale prijs, de identiteit van de onderneming, de contactmogelijkheden, de mogelijkheid tot herroeping, …

De onderneming moet de informatie aan de consument verstrekken op een wijze aangepast aan de gebruikte techniek voor communicatie op afstand, in een duidelijke en begrijpelijke taal.  

De onderneming moet vervolgens de consument ook de bevestiging van de gesloten overeenkomst, op een duurzame gegevensdrager, binnen een redelijke periode na sluiting van de overeenkomst en uiterlijk bij de levering van de goederen of voordat de uitvoering van de dienst begint, bezorgen.  Aangewezen is om hiervoor gebruik te maken van een automatische bestelbevestiging met hierin een gedetailleerd overzicht van de bestelling en de tekst van de algemene voorwaarden nogmaals integraal in bijlage.

Op de niet naleving van de informatieverplichtingen staan een aantal sancties voor de ondernemer zoals bijvoorbeeld de uitbreiding van het herroepingsrecht van de consument, het niet gehouden zijn tot betaling van kosten door de consument, het niet gebonden zijn van de consument door de bestelling, …

Voor al wie werkt met een webshop is het dus ten zeerste aangeraden om na te gaan of men voldoet aan de wettelijke bepalingen hieromtrent. 

Katleen Lemmens