Een nauwkeurige omschrijving van de dringende reden: een must

Als werkgever dient men de nodige zorgvuldigheid aan de dag te leggen indien men de intentie heeft over te gaan tot een ontslag om dringende reden.

Het is immers de werkgever die de bewijslast draagt omtrent de ernst van de inhoudelijke feiten en de vormvoorwaarden van het ontslag.

Vooreerst moet de werkgever aantonen dat de dubbele driedagentermijn werd gerespecteerd. Vanaf het moment dat de werkgever voldoende zekerheid heeft verkregen over de zwaarwichtige feiten, heeft deze immers drie werkdagen de tijd om tot ontslag om dringende reden over te gaan. Vanaf de datum van het ontslag beschikt men vervolgens over een nieuwe termijn van drie werkdagen waarbinnen de redenen van het ontslag moeten worden meegedeeld. Dit dient op straffe van nietigheid te geschieden bij een ter post aangetekende brief, bij gerechtsdeurwaardersexploot of door de afgifte aan de andere partij van een geschrift, waarbij de handtekening van de ontvanger op het duplicaat van het geschrift enkel geldt als bericht van ontvangst van de kennisgeving.

In de praktijk worden het ontslag en de dringende reden vaak gelijktijdig betekend binnen de eerste termijn van drie werkdagen in één en dezelfde brief.

Nochtans kan het geen kwaad om als werkgever de tijd te nemen om de kennisgeving van de redenen van het ontslag correct te formuleren.
Immers, de kennisgeving van de dringende reden moet met de grootste nauwkeurigheid en preciesheid gebeuren.

Volgens vaststaande rechtspraak moeten de motieven in de kennisgeving opgegeven worden met de nauwkeurigheid, die enerzijds toelaat aan de werknemer vast te stellen welke dringende redenen hem worden verweten en anderzijds de rechter in staat moet stellen zowel de zwaarwichtigheid van de dringende reden te beoordelen als na te gaan of de voor hem ingeroepen redenen dezelfde zijn als die betekend waren.

Het Hof van Cassatie heeft geoordeeld dat de kennisgeving wel mag vervolledigd worden met verwijzing naar andere elementen, voor zover het geheel de mogelijkheid biedt met zekerheid en nauwkeurigheid de motieven die aanleiding gaven tot het ontslag te beoordelen (bijvoorbeeld een verwijzing naar de vermelding van de oorzaak van werkloosheid op het formulier C4).

Een vage en onnauwkeurige betekening van de redenen die het ontslag moeten rechtvaardigen, wordt gelijkgesteld met het ontbreken van een betekening.

De nauwkeurigheid van de omschrijving van de dringende reden maakt vaak het voorwerp uit van discussie. Reeds herhaaldelijk werd een beëindiging om een dringende reden verworpen, omdat de reden te vaag omschreven was. Zelfs indien de dubbele termijn werd gerespecteerd en de ingeroepen feiten op zich voldoende zwaarwichtig zijn om een ontslag om dringende reden te rechtvaardigen, zal het ontslag om dringende reden niettemin als onregelmatig worden beschouwd, indien er sprake is van een te vage en onnauwkeurige betekening van de dringende reden. Ongeacht de zwaarwichtigheid van de feiten, zal aldus een verbrekingsvergoeding verschuldigd zijn aan de ontslagene.

Een omstandige omschrijving van de feiten is aldus aangewezen en van groot belang.

Aanleiding tot het schrijven van dit artikel, is een recent arrest dat wij mochten bekomen van het Arbeidshof te Antwerpen, afdeling Hasselt d.d. 17.04.2013.

Ook hier was er discussie omtrent de vraag of de kennisgeving van de zwaarwichtige feiten wel voldoende nauwkeurig en precies was gebeurd.

In het geval dat ter beoordeling van het Hof voorlag, werd de ontslagbrief omschreven als volgt:

"Als gevolmachtigde van ... , heb ik beslist dat er een einde wordt gesteld aan Uw arbeidsovereenkomst.

Met dit schrijven beteken ik U Uw ontslag op staande voet om dringende reden zonder opzegtermijn of -vergoeding.
Vandaag worden ons feiten bevestigd die het voortzetten van onze arbeidsrelatie definitief en onmiddellijk onmogelijk maken.

Gisteren, op 16.09.2010, hebt U telefonisch zware bedreigingen geuit tegenover Mr. ... Mr.... heeft hiervoor klacht ingediend bij de politie, PV. Nr. LE ... van ....
Naast de telefonische hinder die Uw collega's en chefs moesten ondervinden, is een zware bedreiging zo ernstig dat Uw arbeidsrelatie onmogelijk is geworden.
..."

In het arrest d.d. 17.04.2013 herhaalt het Arbeidshof dat zij van oordeel is dat streng de hand moet worden gehouden aan de vereiste om de dringende reden voldoende nauwkeurig en precies te omschrijven, doch stelt in voorliggend geval toch vast dat aan deze voorwaarde is voldaan.

In de ontslagbrief worden volgens het Hof voldoende concrete gegevens verstrekt betreffende de aard, de plaats en het tijdstip van de gebeurtenissen, alsmede van de omstandigheden waarin ze hebben plaatsgevonden.

De ontslagbrief vermeldt duidelijk de feiten, alsook de datum waarop deze zich hebben voorgedaan, zodat rechterlijke controle mogelijk blijft.

Bovendien wordt verwezen naar de klacht die werd ingediend bij de politie en het proces-verbaal dat hiervan werd opgemaakt. Het vermelden van het PV nummer identificeert voldoende de klacht. De kennisgeving kan immers vervolledigd worden door een verwijzing naar een politieonderzoek, dus ook naar een proces-verbaal opgesteld door de bevoegde overheid.

Ten slotte wordt nog melding gemaakt van de omstandigheid dat de collega's en chefs in het verleden ook reeds telefonische hinder moesten ondervinden.

Gelet op al deze elementen, waaronder de verwijzing naar het proces-verbaal, werd in deze zaak geoordeeld dat de kennisgeving met de vereiste nauwkeurigheid en preciesheid was gebeurd.

De vraag of aan deze voorwaarde is voldaan, is en blijft evenwel een voorwerp van discussie in vele dossiers. Het gevaar blijft boven het hoofd hangen dat een kennisgeving van de dringende reden als onvoldoende nauwkeurig wordt beschouwd, met alle gevolgen vandien. Teneinde elke mogelijke discussie te vermijden, is het dan ook aan te raden de zwaarwichtig feiten steeds zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven. Indien de ontslagbrief wordt aangevuld met een verwijzing naar een bepaald document, kan het desbetreffend document, indien mogelijk, best worden toegevoegd aan de ontslagbrief.

Kortom, werkgevers, neem uw tijd voor een nauwkeurige betekening van de dringende reden. Het is immers moeilijk te slikken dat het betalen van een verbrekingsvergoeding aan een ex-werknemer die zich duidelijk schuldig heeft gemaakt aan zwaarwichtige feiten, louter had kunnen vermeden worden door zich iets langer te buigen over de ontslagbrief.

Bianca PICERNO
Advocaat