E-mailcontrole op het werk

Recente aanbeveling van de Privacycommissie aangaande e-mailcontrole op het werk

De commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, aanbeveling nr. 08/2012 van 2 mei 2012 betreffende de controle door de werkgever op het gebruik van elektronische communicatie-instrumenten op de werkvloer

www.privacycommission.be/nl/infobrochure-cybersurveillance

De jongste jaren is het gebruik van elektronische onlinecommunicatiemiddelen, zoals e-mail en internet, sterk toegenomen. Steeds meer werknemers kunnen voor de uitvoering van hun arbeidsovereenkomst van deze communicatiemiddelen gebruikmaken.

Het toezicht of de controle door werkgevers van de informaticatools die gebruikt worden door hun werknemers is evenwel een complex, terugkerend probleem dat actueel blijft.

De zeer talrijke vragen om informatie die in dit verband zowel door de werkgevers, als door de vertegenwoordigers van de werknemers aan de Privacycommissie gericht worden, alsook de klachten die zij regelmatig ontvangt, heeft de Privacycommissie ertoe aangezet een nieuwe aanbeveling op te stellen.

Met deze recente aanbeveling van 2 mei 2012 wenst de Privacycommissie te informeren over procedures die toelaten de regels inzake bescherming van de persoonsgegevens van de werknemers te eerbiedigen naar aanleiding van verwerkingen die betrekking hebben op het beheer en de controle van het gebruik van de informaticatools door de werknemers, waarbij de scope van de aanbeveling beperkt wordt tot de elektronische communicaties die gevormd worden door e-mail en internetverbindingen.

De Privacycommissie vangt aan met een uiteenzetting over de toepasselijke wetgeving bij cybersurveillance door de werkgever, waarbij zowel de Internationale, Europese als nationale normen worden toegelicht.

Voor de concrete uitoefening van de e-mailcontrole dient de werkgever de cao nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens, alsmede de wet van 8 december 1992 over de verwerking van persoonsgegevens na te leven.

De Commissie besluit dat werknemers ook op het werk recht hebben op de bescherming van hun privacy. Echter, de arbeidsrelatie heeft wel een belangrijke impact op de uitoefening van de grondrechten door de werknemer.

De Commissie houdt thans rekening met het gezagsrecht van de werkgever en verwijst naar de arbeidsrechtelijke bepalingen die in dit gezag voorzien, alsmede deze die bepalen dat de werknemer zijn werk zorgvuldig, eerlijk en nauwkeurig moet verrichten en dat hij moet handelen volgens de bevelen en instructies van zijn werkgever.

Die arbeidsrechtelijke bepalingen, of gelijkluidende bepalingen in het openbaar ambt, zijn, samen met de richtsnoeren zoals bepaald in de wet verwerking persoonsgegevens en de cao nr. 81, volgens de Commissie voldoende duidelijk om te bepalen in welke mate de werkgever over enig controlerecht beschikt.

De toestemming van de betrokken werknemers kan evenwel niet de wettelijke basis vormen voor een patronale controle. Zoals voorheen, is de Commissie immers van oordeel dat omwille van de bestaande machtsverhoudingen tussen partijen een individuele toestemming van de betrokken werknemers niet kan worden aanzien als een werkelijk vrije toestemming.

E-mailcontrole enkel en alleen gebaseerd op de toestemming van de werknemer is aldus niet mogelijk, zo stelt de Privacyommissie.

De combinatie van de hierboven vermelde bepalingen vormt daarentegen wel een wettelijke toelating voor het uitoefenen van het controlerecht.

De werkgever dient hierbij de 3 basisprincipes uit de wetgevingen te respecteren, m.n.:

Finaliteitsbeginsel
een toegang of controle kan enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden; een toegang die bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is

Transparantiebeginsel
de werkgever dient duidelijk aan zijn werknemers aan te geven in welke mate het internet- en emailgebruik binnen de onderneming wordt toegelaten en op welke wijze hier toegang tot of controle zal worden uitgeoefend

Als werkgever kan U zelf kan kiezen op welke manier U de informatie over de regels inzake het gebruik van onlinecommunicatiemiddelen en de sanctie daarop, alsook de informatie over controlebeleid en de doelstelling van deze controle ter beschikking stelt van de werknemers. Dit is mogelijk zowel via algemene instructies (zoals een eenzijdig door de werkgever opgelegde policy, circulaires, aanplakking), als via een vermelding in het arbeidsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst. Zoals voorheen stelt de Privacycommissie dat het arbeidsreglement evenwel de meeste waarborgen biedt gelet op de inspraak van de werknemers.

Proportionaliteitsbeginsel
iedere beperking van de privacy van de werknemer moet zoveel mogelijk beperkt worden. Het is pas nadat alle preventiemaatregelen onvoldoende blijken te zijn dat de werkgever het bestaan kan vaststellen van enig misbruik.

Het is duidelijk dat de Commissie haar houding aangaande e-mailcontrole op het werk versoepelt en afstand doet van het standpunt dat zij in het verleden innam, m.n. dat de werkgever, zonder de toestemming van de werknemer volgens de toepasselijke wetgeving geen enkele mogelijkheid had om zowel professionele als privécommunicatie te controleren.

Thans geeft de Privacycommissie, zoals gezegd, een duidelijke wettelijke basis aan en stelt zij dat mits naleving van de voorwaarde van transparantie en kenbaarheid en duidelijke mededeling van de reden van de controle, e-mailcontrole is toegestaan, voor zover er redelijke vermoedens van misbruik van communicatiemiddelen op de werkplaats bestaan (R. SAELENS, "Privacycommissie versoepelt houding bij e-mailcontrole op de werkplaats, Juristenkrant 2012, afl. 256, 1).

Bovendien formuleert de Privacycommissie een aantal aanbevelingen waaronder de aanbeveling om gebruik te maken van gescheiden e-mailaccounts.

Men kan m.a.w. als werkgever vragen om private e-mail via een persoonlijk e-mailadres te laten verlopen en niet via het e-mailadres dat aan de werknemer ter beschikking werd gesteld om de professionele activiteiten te kunnen uitvoeren.

Ingeval van dubbel gebruik van het e-mailsysteem (professioneel en privaat) zal de werkgever immers, ook al ligt het in zijn bedoeling kennis te krijgen van de inhoud van de e-mails met een beroepsmatig karakter voor doeleinden van beheer en organisatie van zijn activiteiten (en niet om te 'controleren' of er enig misbruik wordt gemaakt van zijn e-mailsysteem), hoe dan ook aan de privacy van de eindgebruiker raken. Hij zal immers onvermijdelijk stoten op niet-beroepsmatige e-mails, terwijl de kennisname van het bestaan van dergelijke e-mails eigenlijk alleen maar zou kunnen mits naleving van de regels bepaald in de cao nr. 81.

Indien U als werkgever in de ICT-policy evenwel het dubbel gebruik van het e-mailsysteem verboden heeft, dan mag U er in principe van uit gaan dat de e-mails een beroepsmatig karakter hebben, zeker ten aanzien van de verzonden berichten.

Een eventuele rechtstreekse toegang tot dergelijke e-mails van een werknemer kan dan ook worden verantwoord, mits respect voor de grote basisprincipes uit de wet verwerking persoonsgegevens.

Wanneer U als werkgever bij een dergelijke rechtstreekse toegang een private e-mail aantreft, krijgt U daar aldus volgens de Privacycommissie op een rechtmatige wijze kennis van. Er moesten immers geen specifieke maatregelen worden genomen om privé-informatie te beschermen, gezien deze informatie er in principe niet kon of mocht zijn.

De Commissie raadt om deze redenen dan ook aan gebruik te maken van afzonderlijke e-mailaccounts.

Ten slotte geeft de Commissie nog een aantal zeer praktische gedragsregels mee zoals bijvoorbeeld verschillende manieren om professionele informatie en privé-informatie van elkaar te scheiden.

De richtlijnen van de aanbeveling hebben uiteraard geen dwingend karakter en het valt af te wachten hoe de rechtspraak hierop zal reageren.

Niettemin kunnen de aanbevelingen en gedragsregels een nuttige leidraad vormen bij het opmaken van een e-mail- en internetpolicy, zodat ik U dan ook kan aanraden deze te consulteren door uiteraard uw computer bij de hand te nemen en te surfen naar bovenvermelde link.