Aandeelhoudersregisters: stand van zaken na de wet afschaffing toondereffecten

I. INLEIDING

De Wet van 14 december 2005 schafte de uitgifte en verhandeling van effecten aan toonder af door een geleidelijke omzetting in effecten op naam of in gedematerialiseerde effecten.

Omdat met deze afschaffing geraakt wordt aan één van de fundamenten van onze vennootschapspraktijk én omdat het om een gevoelige materie gaat, werd geopteerd voor een geleidelijke afschaffing.

Bijgevolg verplicht de toepassing van deze wet de emittenten van toonderpapier tot het nemen van een aantal maatregelen.

De overheid wil op deze manier de strijd tegen witwaspraktijken opvoeren, omdat aandelen aan toonder zich wegens hun materiële aard en bijgaande anonimiteit perfect lenen voor fiscale fraude en ander misbruiken, zoals het witwassen van kapitaal. De afschaffing heeft ook tot doel de omzeiling van de erfrechtelijke reserve door handgift van effecten aan toonder en zelfs het terrorisme te bestrijden.

Daarnaast is de wetgever ook tegemoet willen komen aan het verouderde effectenrecht en de noden van de hedendaagse maatschappij.

Het feit dat de aandelen aan toonder verdwijnen, zal er ook toe leiden dat elke vennootschap een aandeelhoudersregister dient bij te houden, hetgeen nu ook kan in elektronische vorm.


II. AFSCHAFFING VAN TOONDEREFFECTEN

Wat?

Bij een BVBA zijn alle aandelen op naam, terwijl in een NV een aandeel voorlopig nog 3 vormen kan aannemen:
1.aandelen aan toonder: aandelen die op papier gedrukt zijn
2.aandelen op naam: aandelen die verschijnen door een inschrijving in het aandeelhoudersregister
3.gedematerialiseerde aandelen: aandelen die worden geboekt op een effectenrekening

De overheid heeft via de nieuwe wet een uitdoofscenario ingevoerd voor toonderstukken, waarbij alle toonderaandelen worden omgezet in aandelen op naam of gedematerialiseerde aandelen.

Wanneer?

De effecten aan toonder worden in verschillend fases afgeschaft:

1. Vanaf 1 januari 2008: uitgifte- en afleveringsverbod

Vanaf 1 januari 2008 konden er geen nieuwe toondereffecten worden uitgegeven en begon een overgangsperiode, gedurende dewelke de houders van effecten aan toonder aan de uitgever de omzetting van hun effecten aan toonder kunnen vragen in effecten op naam of in gedematerialiseerde effecten.

Voor deze omzetting mogen geen kosten worden aangerekend aan de houders van effecten.
Voor effecten aan toonder van beursgenoteerde vennootschappen kan die omzetting zelfs ongevraagd plaatsvinden. Wanneer zij op of na 1 januari 2008 ingeschreven worden op een effectenrekening bij een Belgische financiële instelling, zullen zij automatisch omgezet moeten worden in gedematerialiseerde effecten.

2. Vanaf 1 januari 2014: automatische omzetting

Effecten aan toonder die niet vrijwillig omgezet zijn of waarvan de houder zich niet gemeld heeft gedurende de overgangsperiode, zullen vanaf 1 januari 2014 door de uitgevende vennootschap automatisch omgezet worden in gedematerialiseerde effecten.
Zo lang de houder niet bekend is, zullen deze effecten ingeschreven worden op naam van de uitgever. De rechten verbonden aan deze effecten, zoals het stemrecht en het recht op dividend, zullen geschorst worden tot op het ogenblik dat de houder zich aanmeldt.

3. Vanaf 1 januari 2015: automatisch verkoop

Vanaf 1 januari 2015 kunnen de effecten waarvan de eigenaar onbekend is, door de emittent te koop worden aangeboden, mits aan bepaalde regels inzake de verkoop voldaan is.

Het is immers denkbaar dat de eigenaar van bepaalde effecten onbekend blijft, zo bijvoorbeeld in het geval de eigenaar komt te overlijden en de effecten pas na jaren of zelfs helemaal niet meer worden teruggevonden.

Bovendien kunnen sancties worden opgelegd aan emittenten en instellingen van effectenrekeningen wanneer zij de hen opgelegde verplichtingen en verboden, binnen de vooropgestelde termijnen, niet zouden respecteren.


III. AANDEELHOUDERSREGISTER

Wat?

Het aandeelhoudersregister is een register van de houders van de aandelen op naam. De belangrijkste functie van het aandeelhoudersregister is het bijhouden van wie aandeelhouder is van de vennootschap door het nauwkeurig inschrijven van de overdrachten van aandelen, hetgeen een volledig overzicht zal bieden van alle uitstaande aandelen.

Vorm?

Het aandeelhoudersregister kan in verschillende vormen gehouden worden:

1.Boekvorm

In de praktijk wordt het aandeelhoudersregister meestal aangehouden in de vorm van voorgedrukte boeken die in de handel verkrijgbaar zijn.

2.Elektronisch aandeelhoudersregister

Sinds de Wet afschaffing toondereffecten kan het aandeelhoudersregister worden aangehouden in de elektronische vorm.

Hiervoor is een beslissing van de algemene vergadering vereist, zonder dat er een bijzondere meerderheid voor handen dient te zijn, noch een statutenwijziging.

De wetgever geeft hiermee een antwoord op een behoefte die in de praktijk duidelijk aanwezig is nu het vooral voor beursgenoteerde vennootschappen bijna onbegonnen werk is om de ettelijke overdrachten dagelijks met de hand in te schrijven.

De praktijk heeft zelfs niet gewacht op een wettelijke regeling om van start te gaan met het elektronisch bijhouden van gegevens over aandeelhouders.

Welke vennootschappen dienen een aandeelhoudersregister bij te houden?

Elke vennootschap met aandelen op naam dient een aandeelhoudersregister aan te houden vanaf de oprichting van de vennootschap.

Door de Wet Afschaffing Toondereffecten zal een aandeelhoudersregister op termijn voor elke vennootschap verplicht worden.

Wie moet het aandeelhoudersregister bijhouden?

In de vennootschapswetgeving wordt deze bevoegdheid niet expliciet toegewezen.

Gezien de residuaire bevoegdheid van het bestuursorgaan in de NV en de BVBA, dient dit in
- de NV door de Raad van Bestuur
- de BVBA door de Zaakvoerder
te gebeuren.

Wie doet de inschrijvingen van aandelenoverdrachten in het register?

De inschrijving van een overdracht van aandelen en ondertekening van het register gebeuren door de overdrager en overnemer gezamenlijk of door hun gevolmachtigden.

Ook de bestuurders van een NV kunnen een overdracht inschrijven in het register, onder voorwaarde dat zij voldoende bewijzen vinden in brieven en andere documenten.

In de praktijk is de ondertekening door de vennootschap echter ingeburgerd.

Tot wanneer moet het aandeelhoudersregister bijgehouden worden?

Dit register dient bijgehouden te worden tot aan de afsluiting van de vereffening van de vennootschap.

Na de afsluiting dient het register nog gedurende 5 jaar bewaard te worden.

Overdracht van aandelen en inschrijving in het register

Ten gevolge van de nieuwe wet is voortaan een inschrijving in het register vereist om een overdracht van aandelen tegenwerpelijk te maken aan de vennootschap én aan derden.

Dit is een antwoord op de kritiek dat de aandeelhoudersregisters enigszins onbetrouwbaar waren geworden doordat een vormvrije kennisgeving aan de vennootschap een alternatief was geworden voor de inschrijving in het register.

Gelet op de afschaffing van het oude regime van art. 1690 B.W. om een overdracht van aandelen op naam tegenwerpelijk te maken, maakt een voorzichtig overnemer best duidelijke afspraken omtrent de inschrijving en het tijdstip daarvan in het register of zorgt hij ervoor dat hij van de overdrager een volmacht tot inschrijving in het register krijgt.


IV. SLOTBESCHOUWING

De Wet afschaffing toondereffecten zorgt voor een opwaardering van het aandeelhoudersregister waarbij een inschrijving in het register noodzakelijk is om de overdracht van aandelen op naam tegenwerpelijk te maken aan de vennootschap en aan derden, hetgeen de betrouwbaarheid van de aandeelhoudersregisters vergroot.

De wet werd inmiddels al een aantal keren gewijzigd, na heel wat gelobby van de banksector maar er blijven ook na deze aanpassingen een aantal onduidelijkheden.

Mogelijks kadert de afschaffing van de effecten aan toonder ook in de opmaak van een vermogenskadaster, wat de invoering van een vermogensbelasting in België mogelijk zou maken.
In ieder geval, dienen de wettelijke termijnen goed in het oog gehouden te worden, teneinde eventuele sancties te vermijden.


Karen KELCHTERMANS
Advocaat