Het nieuwe VZW-recht, alle nieuwe verplichtingen op een rijtje

België is een land van verenigingen: miljoenen mensen, ook velen onder u, zijn actief in een vereniging zonder winstoogmerk of vzw.
Op 2 mei 2002 werd een nieuwe wet gestemd die de vzw - wet, daterend van 1921, moest moderniseren. Deze nieuwe wet brengt een hele hoop veranderingen met zich mee die volle uitwerking zullen krijgen vanaf 1 januari 2006.
We kunnen deze veranderingen opdelen in drie categorieën:
Vooreerst is er de categorie van aanpassingen die moeten worden doorgevoerd voor 1 januari 2006. Vervolgens heeft de raad van bestuur van elke vzw een aantal administratieve verplichtingen tijdens elk werkjaar. Tenslotte moeten alle vzw?s vanaf 1 januari 2006 een verplichte, speciale, boekhouding voeren.
Wij willen erop wijzen dat het uitermate belangrijk is deze stappen stipt op te volgen. Een bestuurder van een vzw, is immers verantwoordelijk voor de naleving van de vzw-wet. Bij niet-naleving riskeert u als bestuurder persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden!


In deze bijdrage worden de verschillende verplichtingen nog eens op een rijtje gezet. Verdere informatie en handige modellen en formulieren, vindt u op www.deVZW.be

I. Veranderingen die moeten worden doorgevoerd voor 1 januari 2006

Wijziging van de statuten

Het nieuwe vzw-recht bepaalt welke vermeldingen verplicht in de statuten moeten worden opgenomen. Bepaalde vermeldingen worden door de nieuwe wetgeving toegevoegd, andere worden afgeschaft. Zo zal men het gerechtelijk arrondissement waar de vzw haar maatschappelijke zetel heeft moeten opnemen in de statuten, zo spreekt men voortaan van raad van bestuur i.p.v. raad van beheer, zo wordt er expliciet een nieuwe categorie van leden toegevoegd (de toegetreden leden), zo moeten de statuten voortaan de benoeming, beëindiging en afzetting vermelden van bepaalde personen, die deel uitmaken van een orgaan van de vzw (bv. raad van bestuur, dagelijks bestuur, orgaan van vertegenwoordiging, ...), alsmede de omvang van hun bevoegdheden en de manier van uitoefenen, enz...

Bovendien biedt deze vereiste aanpassing aan de nieuwe wettelijke bepalingen uw VZW een uitgelezen kans om de statuten eens te "herbekijken" en ze aan te passen aan de noden van vandaag. Bij vele bepalingen die in de statuten moeten worden opgenomen biedt de wet immers verschillende keuzemogelijkheden. Indien u de juiste keuzes maakt, kan u als het ware de statuten "op maat snijden".

Na goedkeuring van de statuten door de algemene vergadering van de vzw, moeten ze bekend gemaakt worden. Dit moet gebeuren door neerlegging van de speciale aanvraagformulieren I en II (te vinden op www.deVZW.be) op de griffie van de rechtbank van koophandel. De neerlegging kost voor 1 januari 2006 ? 101,16, daarna betaalt u ? 103,70.


II. Administratieve verplichtingen voor de raad van bestuur tijdens het werkjaar

Organisatie van minimum één algemene vergadering

De raad van bestuur is verplicht om minimum éénmaal per jaar een algemene vergadering te organiseren binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar.

Opmaken en opvolgen vzw-dossier

Het vzw-dossier bestaat uit drie delen. In de eerste plaats moet er een ledenregister worden bijgehouden. Dit is een lijst met de namen, adressen en datum van lidmaatschap van alle werkende leden. Vervolgens moeten alle verslagen en beslissingen van de algemene vergadering, raad van bestuur, dagelijks bestuur, worden samengebundeld. Tenslotte moet ook de boekhoudkundige stukken gedurende tien jaar worden bijgehouden.

Inzagerecht werkende leden

De raad van bestuur is verplicht om inzage te verlenen aan de werkende leden van de vzw van alle documenten die zich in het vzw-dossier bevinden. De werkende leden moeten hiervoor een schriftelijk verzoek richten aan de raad van bestuur.

Neerleggen kopie ledenregister

Eénmaal per jaar moet een kopie van het ledenregister worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel. Dit moet gebeuren in de maand na de verjaardag van de neerlegging van de oprichtingsakte of de nieuwe, aangepaste statuten.

Benoeming en ontslag van bestuurders, dagelijks bestuurders,...

Telkens wanneer een bestuurder of dagelijks bestuurder ontslag neemt of wanneer een nieuwe bestuurder of dagelijks bestuurder wordt benoemd, moet dat kenbaar worden gemaakt aan de buitenwereld. Ook dit gebeurt door neerlegging van de speciale aanvraagformulieren I en II op de griffie van de rechtbank van koophandel (zie [url=http://www.devzw.be/>www.deVZW.be)

Vermelding gegevens vzw op alle documenten

Zorg dat op alle akten, facturen en contracten uitgaande van de VZW volgende gegevens worden vermeld: de naam van de vzw, de letters "vzw", het adres en het ondernemingsnummer. Het ondernemingsnummer van elke vzw is terug te vinden via de zoekmachines op www.staatsblad.be.


III. De boekhoudkundige verplichtingen.

Vroeger was de te voeren boekhouding van een vzw vrij.
Met het nieuwe vzw-recht komt daar verandering in. De wetgever heeft de vzw's opgedeeld in drie categorieën: de kleine, de grote en de zeer grote vzw.

Men valt onder de kleine vzw indien maximum één van de volgende 3 criteria wordt overschreden en men, valt onder een grote vzw wanneer meer dan één van volgende criteria is overschreden:

1. Vijf voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijds-equivalenten in dienst hebben
2. Balanstotaal van 1.000.000 euro
3. 250.000 euro ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten en B.T.W.


Wij beperken ons in deze bijdrage tot de boekhoudkundige verplichtingen voor de kleine vzw.
Een bestaande kleine vzw zal vanaf 1 januari 2006 een kasboekhouding moeten voeren. Dat wil zeggen alleen de veranderingen inzake contant geld, zichtrekeningen en cheque in een kasboek moeten worden bijgehouden. De wetgever heeft hiervoor een model uitgewerkt.

Daarbij komt dat een kleine vzw eveneens een jaarrekening zal moeten opmaken, bestaande uit een staat van vermogen en een toelichting. De staat van vermogen is een opsomming van alle bezittingen, schulden, vorderingen, enz. van de vzw.

Een voorbeeld van de wettelijk verplichte modellen en bijkomende informatie, kan u terugvinden op www.deVZW.be.


Steven Matheï
Advocaat