De nieuwe vzw-wetgeving: tijd voor actie

België is een land van verenigingen: miljoenen mensen, ook velen onder u, zijn actief in een vereniging zonder winstoogmerk of V.Z.W.

Op 2 mei 2002 werd een nieuwe wet gestemd die de V.Z.W. wet, daterend van 1921, moest moderniseren.

Deze nieuwe wet brengt een hele hoop veranderingen met zich mee die ook voor u en uw VZW van belang zijn.

In deze nieuwsbrief geven wij een overzicht van stappen die U concreet moet ondernemen om ook in de toekomst wettelijk in orde te zijn en te blijven.

Wij willen erop wijzen dat het uitermate belangrijk is deze stappen stipt op te volgen. Een bestuurder van een VZW (vroeger beheerder), is immers verantwoordelijk voor de naleving van de V.Z.W. - wet.

Bij niet-naleving riskeert u als bestuurder persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden!

Ook zou men uw V.Z.W. kunnen ontbinden of nietig verklaren, indien men bepaalde verplichtingen overtreedt.

1. Wijziging van de statuten.

De nieuwe VZW-wetgeving bepaalt welke vermeldingen verplicht in de statuten moeten worden opgenomen. Bepaalde vermeldingen worden door de nieuwe wetgeving toegevoegd, andere worden afgeschaft.
Zo zal men het gerechtelijk arrondissement waar de V.Z.W. haar maatschappelijke zetel heeft moeten opnemen in de statuten, zo spreekt men voortaan van "Raad van Bestuur" i.p.v. "Raad van Beheer", zo wordt er expliciet een nieuwe categorie van leden toegevoegd (de ?toegetreden? leden), zo moeten de statuten voortaan de benoeming, beëindiging en afzetting vermelden van bepaalde personen, die deel uitmaken van een orgaan van de VZW (bv. raad van bestuur, dagelijks bestuur, orgaan van vertegenwoordiging, ..), alsmede de omvang van hun bevoegdheden en de manier van uitoefenen, enz ?

Bovendien biedt deze vereiste aanpassing aan de nieuwe wettelijke bepalingen uw VZW een uitgelezen kans om de statuten eens te "herbekijken" en ze aan te passen aan de noden van vandaag. Bij vele bepalingen die in de statuten moeten worden opgenomen biedt de wet immers verschillende keuzemogelijkheden. Indien u de juiste keuzes maakt, kan u als het ware de statuten "op maat snijden".
Belangrijk om op te merken is dat de statuten uiterlijk op 01.01.2005 aangepast dienen te zijn.

2. Inhoudelijke regels bij de werking van de VZW

Sedert 1 juli 2003 zijn er reeds nieuwe inhoudelijke regels van kracht. Deze nieuwe regels moeten vandaag reeds door alle bestaande VZW's worden toegepast!

* zo dienen o.a. de leden van de algemene vergadering minimum acht dagen op voorhand opgeroepen te worden voor een algemene vergadering.
* zo zal bij een statutenwijziging nog steeds een aanwezigheid van 2/3 van de leden vereist zijn. Indien dit quorum echter niet wordt behaald, zal er een tweede algemene vergadering bijeen kunnen worden geroepen zonder vereist aanwezigheidsquorum. Deze tweede vergadering mag wel niet eerder dan 15 dagen na de eerste worden gehouden.
* zo bestaat er een nieuwe meerderheid van 4/5 voor een doelwijziging of een ontbinding van een VZW

3. Verenigingsdossier

Op de griffie van de Rechtbank van Koophandel van het arrondissement waar de VZW haar zetel heeft, moet een verenigingsdossier bijgehouden worden. In dit dossier, dat voor iedereen toegankelijk is, vindt men de statuten, de akten betreffende de benoeming van bestuurders, personen van het dagelijks bestuur en personen die de vereniging kunnen vertegenwoordigen terug. Ook een kopie van het ledenregister, dat elk jaar dient worden neergelegd, komt terecht in het verenigingsdossier, evenals de jaarrekening en de beslissingen betreffende de nietigheid, de ontbinding en de vereffening van de VZW.

4. Ledenregister

Op de zetel van de VZW dient er door de Raad van Bestuur een ledenregister bij te houden. Het betreft een overzicht van de werkende of effectieve leden. Dit zijn de leden die deel uitmaken van de algemene vergadering.

5. Openbaarmakingen

Net als vroeger dienen de benoemingen en ontslagen in de Raad van bestuur van de V.Z.W. gepubliceerd te worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Nieuw is dat hiervoor speciale formulieren moeten worden gebruikt. U kan deze formulieren downloaden van de webstek www.staatsblad.be Deze formulieren moeten worden neergelegd bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel van het gerechtelijk arrondissement waar uw V.Z.W. haar zetel heeft. De griffie zorgt dan voor de verdere afhandeling en voor de publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Een wijziging van de Raad van bestuur kost momenteel 98,34 euro. U dient een cheque op naam van het Belgisch Staatsblad mee te sturen naar de griffie.

Ook veranderingen aan de statuten, ontbinding en vereffening van de V.Z.W., enz. dienen aan de hand van dezelfde formulieren openbaar gemaakt te worden. Ook hiervoor geldt hetzelfde tarief.

6. Boekhoudkundige verplichtingen

Vroeger was de te voeren boekhouding van een V.Z.W. vrij.

Met de nieuwe V.Z.W. wetgeving komt daar verandering in. De wetgever heeft de V.Z.W.'s opgedeeld in drie categorieën: de kleine V.Z.W., de grote V.Z.W. en de zeer grote V.Z.W.

Men valt onder de "kleine V.Z.W" indien maximum één van de volgende 3 criteria wordt overschreden en men, valt onder een "grote V.Z.W.", wanneer meer dan ??n van volgende criteria is overschreden:

1. Vijf voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijds-equivalenten in dienst hebben
2. Balanstotaal van ? 1.000.000
3. 250.000 ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten en B.T.W.

Men valt onder de zeer grote V.Z.W., indien men aan volgende voorwaarden voldoet:

- OFWEL

Minimum 100 voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijds-equivalenten

- OFWEL

Minimum 2 van de volgende drie criteria overschrijden:

1. vijftig voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijds-equivalenten
2. balanstotaal van ? 3.125.000
3. 6.250.000 ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten en B.T.W.

Een "grote V.Z.W.?" en een "zeer grote V.Z.W." zullen een dubbele boekhouding moeten voeren.

Een "kleine V.Z.W." zal een kasboekhouding moeten voeren. Dat wil zeggen alleen de veranderingen inzake contant geld en zichtrekeningen in een kasboek moeten worden bijgehouden. De wetgever heeft hiervoor een model uitgewerkt. Daarbij komt dat een "kleine V.Z.W." eveneens een "inventaris" en een "staat van vermogen" zal moeten opmaken. Dat wil zeggen dat alle bezittingen van de V.Z.W. zullen moeten worden opgesomd en worden geschat.

De nieuwe regels in verband met de boekhouding zullen voor reeds bestaande V.Z.W.'s ingaan vanaf het boekjaar dat aanvang neemt op of na 1 januari 2005.

Tot zover een beknopt overzicht van de talrijke veranderingen.

Om U doorheen al deze wijzigingen te loodsen, biedt ons kantoor de mogelijkheid om uw statuten te controleren en aan te passen aan de nieuwe VZW-wetgeving.

Tegelijkertijd kunnen uw statuten worden aangepast aan de specifieke noden van uw vereniging. De V.Z.W. - wet biedt op vele plaatsen nog verschillende alternatieven. Wij bespreken samen met u deze mogelijkheden. Op die manier kunnen de statuten van uw vereniging "op maat worden gesneden".

Vervolgens kan ons kantoor instaan voor de nodige publicaties en u bijstaan met betrekking tot de andere verplichtingen.

Tenslotte kunnen wij u praktische tips meegeven in verband met de verschillende verplichtingen waar uw VZW in de toekomst aan zal moeten voldoen.

Aarzel niet om met ons contact op te nemen

Steven MATHEÏ