Controle van het gebruik van internet en e-mail op het werk.

Meer en meer werknemers krijgen internetaansluiting op hun persoonlijke computer op het werk. Voor bedrijven die competitief willen zijn, is dit een must. Ondanks de vele voordelen die moderne communicatiemiddelen met zich meebrengen, is de kans dat men als werkgever met een aantal moeilijkheden geconfronteerd wordt niet denkbeeldig.

Heel wat gebruik van het web is bijvoorbeeld volstrekt onproductief. Wat kan een werkgever hiertegen ondernemen? En kan een werkgever controleren of en in welke mate zijn personeel zich ook voor priv?-doeleinden op het web begeeft?

Voor deze en vele andere vragen bestaat op dit ogenblik nog geen eenduidig antwoord. E?n ding staat evenwel vast, de huidige rechtsregels dragen privacy en vertrouwelijkheid hoog in het vaandel.


De bescherming van de privacy en het vertrouwelijk karakter van communicatie is in Belgi? nagenoeg absoluut. De belangrijkste bepalingen in dit kader werden ingevoerd door de Telecomwet en de Afluisterwet. Samen waarborgen zij het zogenaamde telecommunicatiegeheim.

Ingevolge de Telecomwet is het kennisnemen van het bestaan alleen al van de berichten van anderen verboden. Niet toegelaten is het opsporen en registreren van het bestaan, het tijdstip, de duur, de identiteit van de correspondenten, enz. van telecommunicatieberichten door personen die zelf niet aan deze communicatie deelnemen.

De Afluisterwet anderzijds beschermt de inhoud van telecommunicatie en stelt personen die inhoudelijk kennis nemen van berichten van derden strafbaar.
Personen die zelf niet deelnemen aan de communicatie kunnen aldus enkel kennis nemen van het bestaan of de inhoud van het bericht wanneer alle deelnemers hiervoor uitdrukkelijk hun toestemming geven.

Het telecommunicatiegeheim zoals hier beschreven is ook van toepassing in de relatie werkgever - werknemer. Eén en ander betekent dat een werkgever zich niet zomaar op zijn gezag of eigendomsrechten mag beroepen om het gebruik van de communicatiemiddelen binnen zijn bedrijf te controleren. Integendeel, strikt genomen mag hij de mails van zijn werknemers niet eens lezen en mag hij evenmin nagaan naar wie zijn werknemers mails sturen of van wie zij er ontvangen.

Het kennisnemen en registreren van bezochte internetadressen, met inbegrip van het tijdstip en duur ervan, wordt eveneens beschouwd als een te verregaande inmenging in de privacy van de werknemer. De gegevens over het bezochte internetadres vertellen immers meestal iets over de inhoud van de 'communicatie'. Men verkrijgt hierdoor niet alleen informatie over het louter bestaan van een gegevensuitwisseling met informatie over zender en ontvanger, maar men kan ook een goed beeld krijgen over de aard ervan en zelfs het profiel en de interesses van de internetbezoeker.

Een absoluut verbod op elke vorm van controle, niet alleen voor het surfen op het web maar ook voor e-mail is evenwel te verregaand. De werkgever dient toch enigszins in de mogelijkheid te zijn om het gebruik van de communicatiemiddelen in zijn bedrijf te regelen en controleren.

In de praktijk zou steeds gestreefd dienen te worden naar een oplossing die rekening houdt zowel met het recht op privacy van de werknemer, als met het recht van de werkgever om toezicht te houden over de arbeidsprestaties. Het maken van goede afspraken tussen werkgever en werknemer lijkt de boodschap.

Een werkgever die aan een werknemer een computer met internettoegang ter beschikking stelt zou door de werknemer een document kunnen laten ondertekenen waarin staat dat de werkgever het gebruik dat de werknemer van het internet maakt, mag registreren. Als een werknemer op het web surft, en dus telecommunicatie gebruikt, komen daar in de regel geen derden bij kijken. Dat is belangrijk, want de toestemming van de werknemer is dan ook voldoende om van het bestaan van die telecommunicatie kennis te mogen nemen. Deze toestemming kan gegeven worden via een bepaling in het arbeidsreglement of een contract.

Voor wat betreft het controleren van e-mails ligt het iets moeilijker. Bij elektronische post zijn per definitie altijd derden betrokken. Een werkgever die de mailbox van een werknemer wil inkijken, neemt kennis van gegevens die betrekking hebben op een andere persoon. Men heeft dan ook niet alleen de toestemming van de werknemer nodig maar ook die van de personen met wie de werknemer correspondeert. Toch kan het voor de werkgever belangrijk zijn om toegang te krijgen tot de mailbox van de werknemer. Wanneer een werknemer onverwacht ziek is of vakantie neemt, moet de werkgever in staat zijn om de zakelijke correspondentie over te nemen. Het is mogelijk dat een klant wacht op een belangrijke bestelling. Ook als een werknemer onverwacht uit dienst treedt of moet treden, is toegang tot de mailbox belangrijk.

Wij raden iedere werkgever aan om voor het gebruik van e-mail op het werk aan de werknemers duidelijke instructies geven. Zo een instructie kan erin bestaan dat de werknemer wanneer hij een e-mail verstuurt telkens dient te vermelden dat het gaat om een professionele e-mail en dat alle berichten verzonden aan zijn professioneel e-mailadres kunnen gelezen worden door de bedrijfsleiding. Een andere mogelijke oplossing zou zijn in het gebruiksreglement op te nemen dat "de werknemers verplicht zijn om e-mail enkel op professionele wijze te gebruiken en dat de werkgever steeds het recht heeft om de professionele e-mail in te kijken".

We kunnen besluiten door te stellen dat het op bedrijfsvlak zeer sterk aan te raden is om voor het internetgebruik door de werknemers duidelijke regels op te stellen in de vorm van een gedragscode of een bedrijfsreglement.



Katleen Lemmens