Taal van de factuur bij export en de nakende Brexit

In juni 2016 informeerden wij u over de te hanteren taal bij grensoverschrijdende handelsbetrekkingen.

Wij hebben uw aandacht gevestigd op het Vlaams decreet van 19 juli 1973 tot regeling van het gebruik der talen, ondermeer voor de door de wet en de verordeningen voorgeschreven akten en bescheiden.

Een onderneming die haar zetel (exploitatiezetel) in Vlaanderen heeft en facturen moet uitschrijven aan haar klanten/afnemers van producten of diensten moet dit doen in de Nederlandse taal.

Niet alleen voor haar klanten in België (Wallonië) maar ook voor klanten van de Europese Unie en de lidstaten van de Europese Economische Ruimte geldt deze verplichting (artikel 5 decreet).

Sedert 11.08.2017 werd dit decreet voor wat de facturen betreft aangepast.

Artikel 5 § 2/1 stelt nu het volgende :

“Met behoud van paragraaf 1 kan voor facturen bijkomend een rechtsgeldige versie worden opgemaakt in één  van de volgende door alle betrokken partijen begrepen talen:

  • een officiële taal van de Europese Unie;
  • een officiële  taal van één van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte die
  • geen lid zijn van de Europese Unie. Als er een verschil bestaat tussen de Nederlandstalige versie en de anderstalige versie van een document heeft de Nederlandstalige versie van het document voorrang.”

 

Van belang is te noteren dat je voor de voornoemde landen naast de Nederlandstalige versie een bijkomende versie in een andere taal kan opstellen die eveneens als rechtsgeldig wordt beschouwd.

Het gewijzigde artikel 5 laat niet toe slechts een factuur uit te schrijven in een andere taal zonder dat er een Nederlandstalige versie van wordt meegestuurd.

De decreetgever heeft bovendien nagelaten om de strenge sanctie die voorzien is in artikel 10 van het decreet te matigen.

Nog steeds zijn stukken (bv. facturen) die in strijd zijn met de bepalingen van het taaldecreet nietig.

Deze nietigheid wordt bij een betwisting over de rechtsgeldigheid over een stuk of document ambtshalve door de rechter vastgesteld.

Het valt te betreuren dat deze sanctie niet werd aangepast.

Door enkel het woord “ambtshalve” weg te laten en aldus de sanctie van de nietigheid onder te brengen in het normale systeem van nietigheden zouden er al veel problemen opgelost zijn.
Vermoedelijk is dit een opdracht voor de volgende Vlaamse regering.

Het gebruik van het Nederlands is verplichtend voor al de substantiële elementen van de factuur zoals voorzien in het K.B. nr. 1 van 29.12.1992 (artikel 5) en de Europese richtlijnen inzake facturering (richtlijnen nr. 2001/115/EG en 2010/45/EU)

Voor de andere elementen van de factuur, zoals bv. inkoop- en aankoopvoorwaarden, algemene verkoopsvoorwaarden, e.a., mag u een andere taal gebruiken.

Let wel op : de andere taal moet door uw klant gekend zijn en begrepen worden en hij moet er  ten laatste op het ogenblik van het afsluiten van de overeenkomst kennis van hebben gekregen.

Onze Vlaamse ondernemers exporteren een belangrijk deel van hun goederen en diensten naar het buitenland.

Met de nakende Brexit voor ogen behoort vermoedelijk het Verenigd Koninkrijk niet meer tot de Europese Unie en zal zij vermoedelijk ook geen deel meer uitmaken van de Europese Economische Ruimte.

Het Verenigd Koninkrijk wordt dan beschouwd als een derde land dat niet gebonden is door de Europese richtlijnen m.b.t. de facturatie en de Europese wetgeving in het algemeen.

Ook voor toekomstige export naar het Verenigd Koninkrijk blijft voor de Vlaamse onderneming het decreet van 19 juli 1973 van toepassing en moet de factuur in de Nederlandse taal verzonden worden, desnoods met bijvoeging van de vertaling van de factuur in de Engelse taal.

Wij raden u ten zeerste aan om uw handelsbetrekkingen met het Verenigd Koninkrijk opnieuw te bekijken en na te gaan in welke mate uw facturen voldoen aan het decreet en in welke mate u het Belgisch recht bij betwisting omtrent de transacties toepasselijk hebt gemaakt.

Het is aangewezen om de algemene voorwaarden in het Engels voorafgaandelijk aan de transactie mee te zenden en de uitdrukkelijke goedkeuring te vragen van het forumbeding dat voorzien is in deze algemene voorwaarden.


A. Van der Graesen,

Ere-advocaat.