Registratie UBO-register verlengd

Lore Gyselaers |

In het kader van de antiwitwaswetgeving zullen alle vennootschappen, verenigingen, stichtingen, trusts en juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts, in België binnenkort verplicht zijn om de informatie over hun uiteindelijke begunstigden (“Ultimate Beneficial Owners” - UBO”) te laten registreren in het elektronisch UBO-register.

Wie?

De UBO’s van een vennootschap zijn: “de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks, alleen of in coördinatie met anderen, zeggenschap uitoefenen en/of een toereikend (financieel) belang aanhouden in de onderneming”.

Een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan vijfentwintig procent van de stemrechten of van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap, geldt als een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het direct belang.

Ook personen die op een andere manier zeggenschap hebben in de vennootschap (bijvoorbeeld door middel van een aandeelhoudersovereenkomst of via het recht om de meerderheid van de bestuurders te benoemen of te ontslaan), worden geviseerd.

Voor zover er op basis van deze criteria geen natuurlijke personen kunnen worden geïdentificeerd, worden de leidinggevende personeelsleden van de vennootschap beschouwd als de uiteindelijke begunstigden.

Wat?

De informatie die moet worden geregistreerd betreft (mbt vennootschappen):

  1. Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, verblijfsadres, het rijksregisternummer en nationaliteit van de uiteindelijke begunstigde.
  2. Moment waarop deze persoon uiteindelijke begunstigde is geworden, en op welke basis deze persoon als uiteindelijke begunstigde wordt beschouwd (omvang percentage/rechtstreekse of onrechtstreekse UBO).

In geval van een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde, moeten ook het aantal tussenpersonen en hun identiteitsgegevens vermeld te worden.

Hoe?

(Een gevolmachtigde van) het bestuursorgaan moet de informatie via het online platform MyMinFin overmaken aan het UBO-register.

Wanneer?

De uiterste datum om de gegevens betreffende de uiteindelijke begunstigden door te geven werd eerst verlengd tot 31 maart 2019 en recent tot 30.09.2019.

Eens doorgegeven moeten de gegevens jaarlijks bevestigd of aangepast worden.

Wijzigingen in de gegeven van de UBO (bijv. adreswijziging, wijziging in de omvang van het belang, …) moeten telkens binnen de maand nadat de wijziging gekend is, worden doorgegeven aan het UBO-register.

Niet-nakomen van de informatieverplichtingen kan een administratiefrechtelijke boete opleveren tussen de 250 en de 50.000 EUR.

Toegang?

Wie heeft toegang tot het UBO-register:

  1. De bevoegde autoriteiten die belast zijn met de strijd tegen terrorisme en witwassen van geld, inclusief de fiscale autoriteiten, en de entiteiten die onderworpen zijn aan een waakzaamheidsverplichting ten opzichte van hun cliënten in het kader van de antiwitwaswetgeving, zoals banken, advocaten, notarissen en accountants.
  2. Elke burger (particulier) kan mbt vennootschappen een aantal gegevens raadplegen zonder dat een legitiem belang moet aangetoond worden. De opzoeking kan enkel worden uitgevoerd aan de hand van de naam of het ondernemingsnummer van een vennootschap. Bepaalde gegevens, zoals de voornaam, de verblijfplaats of geboortedag, zullen omwille van privacy-redenen niet geraadpleegd kunnen worden.

To do?

Voorlopig is het nog wachten op de verdere uitwerking van de praktische modaliteiten van het UBO register via ministerieel besluit.

Wij raden u aan om wel reeds de UBO’s van uw vennootschap te identificeren en van hen de nodige gegevens te verzamelen.

Tevens doet u er goed aan om een interne procedure uit te werken om de juistheid van de geregistreerde informatie te kunnen actualiseren/bevestigen alsook om bij wijziging van de gegevens deze tijdig te kunnen doorgeven.

Mr. Lore Gyselaers