Nieuwsbrief 21: Hoe bewijs ik dat een verzonden factuur ontvangen is?

(01 - 01 - 04)

Heel wat betwistingen tussen handelaars betreffen het al dan niet betaald zijn van een factuur. Steeds vaker stelt de partij die gedagvaard wordt in betaling dat hij de factuur in kwestie nooit ontving en dat hij bijgevolg evenmin in de mogelijkheid was om de factuur te protesteren. De vraag die zich stelt is hoe we dit verweer kunnen beantwoorden en of kunnen weerleggen?

Een handelaar die van een andere handelaar betaling wenst te bekomen van door hem geleverde goederen of prestaties moet bewijzen dat er desomtrent een overeenkomst gesloten werd. Het bestaan van deze overeenkomst kan bewezen worden door middel van een aanvaarde factuur. Het leveren van dit bewijs is evenwel niet altijd even evident. Vereist is dat de factuur werd verzonden en dat ze werd aanvaard.

Het is aan de verzender van de factuur om te bewijzen op welke datum de geadresseerde zijn factuur ontvangen heeft. Tussen handelaren schept de vermelding in het boek van de uitgaande facturen van de verzender een vermoeden dat de factuur op die datum werd verzonden. Daaruit volgt dat de factuur normaalgezien een paar dagen later door de bestemmeling werd ontvangen. Dit wettelijk vermoeden is een handig hulpmiddel voor de bewijslevering, doch kan aanleiding geven tot heel wat misbruik. Het legt daarenboven de bewijslast op de bestemmeling. Het is de bestemmeling die zal dienen aan te tonen dat hij de factuur niet (of niet op de op de factuur vermelde datum) ontvangen heeft. Het hoeft dan ook geen betoog dat de rechtspraak verdeeld is voor wat betreft het vermoeden van verzending en ontvangst van de factuur afgeleid uit het boek van uitgaande facturen. De rechter oordeelt steeds soeverein om de in de boekhouding opgetekende feiten aan te nemen of te verwerpen op grond van de omstandigheden van de zaak.

Met dit in het achterhoofd raden wij U aan om in uw algemene verkoopsvoorwaarden een clausule op te nemen volgens dewelke de vermelding van de factuur in het uitgaande facturenboek van de verzender een weerlegbaar bewijs vormt van verzending en ontvangst ervan. Deze clausule is perfect geldig en is, naast het voeren van een correcte boekhouding, een bijkomend argument ten aanzien van de handelaar die stelt geen factuur ontvangen te hebben.

Katleen Lemmens
advocaat.