Nieuwsbrief 18: Wet verwerking persoonsgegevens

(01 - 12 - 01)

De doolhof na 1.9.2001?

De oorspronkelijke wet van 1992 die tot doel had de persoonlijke levenssfeer te beschermen en meer bepaald ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens werd aangepast met bepalingen terug te vinden in het uitvoerend Koninklijk Besluit van 13.2.2001.

Dit Koninklijk Besluit bepaalt dat de aangepaste versie van de oorspronkelijke wet in werking treedt op 1.9.2001.

In de relatie tussen de werkgever en de werknemer moet rekening gehouden worden met de bepalingen van de geco?rdineerde wet.

De wet is niet van toepassing op gegevens m.b.t. naamloze vennootschappen, verenigingen, publiekrechtelijke rechtspersonen en anderen.

De wet onderscheidt twee soorten verwerkingen waarop zij van toepassing is : de geautomatiseerde verwerking en het manuele bestand.

Manuele bestanden zijn bestanden waar geen geautomatiseerde drager voorhanden is en waar de bewerkingen m.b.t. de gegevens niet op geautomatiseerde wijze gebeuren.

Wel moet er sprake zijn van een logische ordening van de persoonsgegevens die de systematische raadpleging van het manueel bestand vergemakkelijkt.

Voor dat U een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens opstart moet de verantwoor-delijke van het bestand daarvan aangifte doen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer.

Deze beschikt over standaardformulieren.

De Commissie is gevestigd te 1000 Brussel, Waterloolaan 115.

Van 1.9.2001 wordt de bijdrage voor elke aangifte per standaardformulier gebracht op 5.042 BEF (125 EURO).

Voor werkgevers blijft het van belang te weten dat een aantal geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens zijn vrijgesteld van aangifte.

U vindt deze terug in het Koninklijk Besluit van 13.2.2001.

U raadpleegt hiervoor desgevallend het Belgisch Staatsblad van 13.3.2001.

Het betreft de volgende verwerkingen :

- verwerkingen met het oog op loonadministratie,

- verwerkingen met het oog op de personeelsadministratie,

- verwerkingen voor communicatie noodzakelijke identificatiegegevens, die tot doel hebben met de betrokkene in contact te kunnen treden.

Deze vrijstellingen, in het Koninklijk Besluit weergegeven, zijn echter voorwaardelijk.

De meeste verwerkingen opgenomen in loonadministratie, personeelsadministratie of de administratie van noodzakelijke communicatiegegevens, zijn slechts vrijgesteld van aangifte indien de gegevens niet worden meegedeeld aan derden en indien de verwerkingen geen gevoelige of gerechtelijke gegevens bevatten.

Indien U vragen hebt onder voorwaarden verwerkingen m.b.t. loonadministratie, personeelsadmini-stratie en gegevens m.b.t. communicatieve doeleinden zijn vrijgesteld van aangifte, kan U best ons kantoor raadplegen.

De werkgever mag op een derde beroep doen om de gegevens te verwerken.
Dit kan bijvoorbeeld een sociaal secretariaat zijn dat de loonberekeningen doet.

De werkgever moet echter in dat geval aangifte doen van het bestaan van het bestand.

Om uiteraard het bestand op te starten moet U informatie bekomen van de werkgever.

Een voorbeeld van een dergelijk toestemmingsformulier zou het volgende kunnen zijn :

“Geschreven toestemming tot verwerking en uitwisseling van persoonsgegevens.”

De onderneming X heeft het voornemen om de globale human resource te ontwikkelen teneinde persoonsgegevens op te slaan en te verwerken.

Het betreft de volgende gegevens :

1. persoonlijke gegevens : naam, adres, telefoonnummer, fax, e-mailadres, gezinssituatie, huwelijksstaat, wie contacteren in geval van noodsituatie, talenkennis, rijbewijs;

2. professionele gegevens : curriculum, arbeidsreferenties, arbeidsovereenkomst, groepsverzekering, winstparticipatie, stockoptie;

3. financiële gegevens : huidig loon en beloningsinformatie, persoonlijk bankrekeningnummer, belastingsgerelateerde informatie, rijksregisternummer, nummer identificatie belastingen.

Ik begrijp dat :

1.de onderneming mijn persoonsgegevens en gevoelige gegevens mag verwerken en transfereren met het oog op de loon- en personeelsadministratie, alsook voor de communicatieve noodwendigheden;

2. Dat de onderneming de persoonsgegevens mag transfereren aan een verwerker, te weten (naam, adres…);

3. De onderneming mag de bovenstaande gegevens ter beschikking stellen van de overheid indien dit wordt ge?ist door de wet, een decreet of ordonnantie.

Ik bevestig dat ik volkomen op de hoogte ben gebracht dat ik het recht heb op toegang en verbetering van deze persoonsgegevens.

Ik bevestig eveneens dat ik werd geïnformeerd over de manier waarop, door wie en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens zullen worden verwerkt.”

Het zou ons te ver leiden om nog specifieke uitleg te verschaffen over de al dan niet verwerking van medische gegevens en de modaliteiten die hier in de wet voorzien zijn.
M.b.t. medische gegevens moet men echter bijzonder opletten.

De nieuwe wetgeving bevat een aantal verduidelijkingen en aanvullingen van de wettelijke bepalingen die sedert 1992 van kracht zijn.

Het belangrijkste is dat U eenieder van wie U gegevens verwerkt hiervan op de hoogte brengt en hen ook mededeelt dat zij het recht hebben zich omtrent de inhoud van het bestand te informeren en om dit eveneens desgevallend te verbeteren en aan te vullen.

Een open beleid omtrent het aanmaken van bestanden en het verwerken van persoonsgegevens is aan te raden.

De wettelijke sancties die bij niet-naleving van de wet voorzien zijn, zijn op strafgebied vrij zwaar.

Arne VAN DER GRAESEN